Assistant pour le Directeur Général des Services H/F - 52

A un peu plus d'une heure des grandes métropoles régionales, Reims, Metz, Nancy et Troyes, l'intercommunalité de Saint-Dizier rassemble 60 communes au service de 60.000 habitants, dont 23.000 habitants pour la Ville-centre de Saint-Dizier.

Elle emploie 500 agents permanents et gère un budget de 150 M€ pour l'Agglomération et la Ville.

Avec le programme politique innovant « Révéler Saint-Dizier », l'équipe municipale imagine faire de la ville une référence, une cité qui soit à taille humaine, solidaire, responsable et bouillonnante de projets et d'animations dans l'esprit d'attirer et de fidéliser des familles sur le territoire. La Communauté d'agglomération du Grand Saint-Dizier, Der et Vallées, quant à elle, mène une politique dynamique de développement économique, d'attractivité culturelle environnementale et sportive (3 scènes culturelles exploitées en régie, un bassin nautique de 250 000 visiteurs) et de mise en place d'un territoire HQV (haute qualité de vie) pour ses habitants.Cadre d'emplois des Rédacteurs (catégorie B) - à temps complet Rémunération statutaire + régime indemnitaire (Groupe de fonction RIFSEEP : B3)

Au sein de la Direction Générale des Services, et dans le cadre d'un travail en binôme, vous assurerez les missions suivantes :

Assistance directe du Directeur Général des Services:

- Assurer la gestion proactive de l'agenda : prise de rendez-vous, organisation de réunions, organisation des éventuels déplacements, préparation de dossiers en amont des réunions, gestion des priorités et des urgences.

- Assurer l'accueil physique et téléphonique : réception, traitement et diffusion de l'information (appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre, rechercher et diffuser l'information).

- Gérer et actualiser les fichiers contacts.

- Réaliser et mettre en forme les documents.

- Assurer l'interface avec les assistantes du Cabinet du Maire/Président, les différentes directions et les organismes extérieurs.

Gestion administrative et suivi des dossiers:

- Recevoir, trier et enregistrer le courrier quotidiennement sur le logiciel Zeendoc.

- Assurer la gestion dématérialisée des réservations de salles et des congés.

- Gérer les boites mails du DGS et de la Communauté d'Agglomération : transmission aux services et traitement des demandes relatives à la direction.

- Classer et archiver les dossiers.

- Vérifier les circuits de signature et les parapheurs.

- Assurer le suivi des décisions du Maire et du Président ainsi que les délégations de signatures.

Suivi administratif et organisation des séances des conseils municipaux:

- Assurer l'interface entre le DGS et les services : centralisation des projets de délibération, relance des services en garantissant le respect des délais, vérification des circuits de validation.

- Pré-relecture et vérification des projets de délibération et des pièces annexes, puis établissement de l'ordre du jour, avant transmission au DGS.

- Mettre en forme les délibérations, réaliser les diffusions dématérialisées au contrôle de légalité et transmettre les délibérations auprès des services et des administrations.

- Envoyer les convocations dans les délais règlementaires.

- Gérer et contrôler l'affichage des délibérations, en assurer l'archivage structuré.

- Assurer la prise de note et la rédaction des procès-verbaux des conseils municipaux.

- Suivre et mettre à jour les registres des conseils municipaux ainsi que les désignations aux commissions et organismes.

- Assurer le suivi des conventions.

Suivi des conseils communautaires:

- Assurer la prise de note et la rédaction des procès-verbaux des conseils communautaires.

- Suivre et mettre à jour les registres des conseils communautaires et les désignations aux commissions et organismes.

À titre ponctuel :

- Organiser les rendez-vous et réunions du Directeur Grands Projets.