Secretaire Administrative H/F - Etablissements Thiriot

Sous la responsabilité de la direction, vous assurerez des missions variées et polyvalentes tout au long du cycle de vie des projets : Accueil et standard : Gestion de l'accueil physique et téléphonique, qualification des demandes clients et orientation. Suivi des devis : Établissement, envoi, relance et suivi des devis auprès des clients et maîtres d'ouvrage. Suivi administratif global des chantiers (de la préparation à la réception) : Amont / Appels d'offres : Veille sur les plateformes de marchés publics et privés, constitution des dossiers de candidature (pièces administratives, formulaires DC1/DC2) et mise en forme des dossiers en collaboration avec la direction. Préparation et exécution : Facturation et situations de travaux, gestion des achats, des bons de livraison, des relations fournisseurs et constitution des dossiers administratifs obligatoires (PPSPS, attestations, cartes BTP). Saisie et suivi opérationnel : Saisie des heures de travail des équipes, des fournitures/matériaux et gestion administrative du prorata (compte prorata de chantier). Clôture : Gestion administrative jusqu'à la réception des travaux (suivi des levées de réserves, constitution des Dossiers des Ouvrages Exécutés - DOE, garanties). Suivi financier : Suivi des règlements.

Experience: Débutant acceptéCompétences: Bureautique et outils collaboratifs,Rédaction d'écrits professionnels,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier,Archiver des dossiers et documents de référence,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Préparer et suivre les dossiers de facturation,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients,Répondre aux demandes d'information internes et externesQualification: Employé qualifiéSecteur d'activité: Construction d'autres bâtimentsListe des qualités professionnelles:Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.

• Gestion de l'emploi du temps
• Travail en équipe
• Rédaction d'appel d'offres
• Rédaction des DOE
• Facturation
• Traitement du courrier
• Réactivité